Assistant.e de Direction F/H

A PROPOS DE NOUS :

Le Pôle Léonard de Vinci [ https://www.devinci.fr/ ] regroupe 3 grandes écoles : l’EMLV (management), l’ESILV (ingénieurs) et l’IIM (digital) proposant différents programmes de niveau Bac+3 à Bac +5 (PGE, Bachelors, Mastères, MSc, MBA, MS, etc.), un laboratoire composé de 4 groupes de recherche (DVRC) et un centre d’innovation et d’expertise transdisciplinaire (DVIC).

L’ADN du Pôle réside dans la transversalité entre les cursus (cours et projets communs, doubles diplômes, sport & vie associative) et un solide programme de soft skills. Il compte 7 500 élèves (dont 1 500 alternants), 11 000 diplômés et plus de 300 collaborateurs permanents.

VOS MISSIONS :

Rattaché.e au Secrétariat Général de l’Association Léonard de Vinci et en étroite collaboration avec les Directions RH et Juridique, vos missions seront les suivantes :

• Organisation des Assemblées Générales et Conseils d’Administration : convocations, dossiers de présentation, préparation logistique de la séance, transcription du procès-verbal
• Préparation et suivi des dossiers relatifs au assurances : constitution des dossiers et déclaration de sinistres, tenue à jour des contacts, suivi des avis d’échéance des assurances, déclaration des événements et déplacements
• Assistanat courant : gestion des appels téléphoniques, planification d’entretiens, organisation de réunions, accueil et orientation des visiteurs, traitement du courrier
• Assistanat juridique : dépôt en ligne des procès-verbaux et statuts, tenue du registre de l’Association, mise en signature papier ou électronique des contrats, suivi des contrats et des marques, relecture des documents juridiques, tenue des archives juridiques de l’Association, classement de dossiers, mise à jour de l’intranet juridique
• Assistanat RH : préparation et envoi des convocations CSE, tenue à jour des panneaux d’affichage obligatoire du Pôle, mise à jour de l’intranet RH
• Relation avec les prestataires du Pôle : préparation des contrats de prestations, tenue à jour de la liste des contacts chez les partenaires, relance des prestataires
• Gestion des fournitures : passer commande, réceptionner la livraison, dispatcher entre les membres du service et au sein des salles de réunion, suivre le stock, suivre les factures fournisseurs (papeterie, café, Centre français de la copie, Infogreffe, abonnements juridiques…)

VOTRE PROFIL :

De nature rigoureuse et méthodique, vous avez une première expérience significative réussie d’au moins 5 ans en tant qu’Assistant.e de Direction, avec une composante juridique.

Vous avez le sens du service aux opérationnels et votre excellent relationnel vous permet de collaborer de façon fluide avec l’ensemble vos interlocuteurs. Votre sens de la confidentialité, votre curiosité et vos capacités rédactionnelles vous permettront de mener à bien vos missions.

Vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’outils informatiques variés.

Ainsi, vous maîtrisez Word (table des matières, mise en page dynamique avec liens internes et externes, onglet révision, mode développeur), Excel niveau avancé (recherche V, tableaux croisés dynamiques) et PowerPoint.

Vous serez aussi amené.e à utiliser, parmi d’autres, les outils Sharepoint, WordPress et Yousign.

Enfin, la maîtrise de l’anglais (niveau B2) est un prérequis pour ce poste.

VOTRE CANDIDATURE :

Vous souhaitez rejoindre une structure bénéficiant d’une dynamique entrepreneuriale reconnue, valorisant le collaboratif, l’initiative et la performance ? Cette opportunité est la vôtre !

Ce poste en CDI à temps plein, basé à Paris la Défense, est à pourvoir dès mars 2021.