A PROPOS DE NOUS :
Le Pôle Léonard de Vinci [ https://www.devinci.fr/ ] regroupe 3 grandes écoles : l’EMLV (management), l’ESILV (ingénieurs) et l’IIM (digital) proposant différents programmes de niveau Bac+3 à Bac +5 (PGE, Bachelors, Mastères, MSc, MBA, MS, etc.), un laboratoire composé de 4 groupes de recherche (DVRC) et un centre d’innovation et d’expertise transdisciplinaire (DVIC).
L’ADN du Pôle réside dans la transversalité entre les cursus (cours et projets communs, doubles diplômes, sport & vie associative) et un solide programme de soft skills. Il compte 7 500 élèves (dont 1 500 alternants), 11 000 diplômés et plus de 300 collaborateurs permanents.
La dimension internationale est un élément clef de la stratégie du Pôle. Pour soutenir cette internationalisation (séjour à l’étranger de nos étudiants, accueil d’étudiants étrangers et développement de programmes internationaux), le département des langues travaille étroitement avec les 3 écoles du Pôle afin d’adapter les enseignements de langues aux besoins spécifiques des différentes populations concernées.
VOS MISSIONS :
Rattaché.e au Responsable du Département des Langues et en étroite collaboration avec les Responsables de programme des 3 écoles du Pôle, vos missions seront les suivantes :
1/ Gestion administrative des formations de Langues, en lien avec les écoles
· Gérer la scolarité des langues ainsi que la collecte et la transmission des notes ;
· Réaliser des statistiques sur l’évolution de niveau de langue des étudiants ;
· Assurer l’organisation des examens et rattrapages ;
· Assurer l’interface entre les différentes parties prenantes internes et externes aux formations Langue ;
· Administrer et mettre à jour les listes d’étudiants sur les bases de données ;
· Établir un calendrier annuel pour le département avec toutes les dates nécessaires ;
· Assurer la partie administrative de l’organisation des tests de langues (TOEFL, TOEIC) ;
· Encadrer les étudiants-moniteurs en priorisant leurs tâches et gérer leurs emplois de temps, et les former aux outils digitaux ;
· Assurer l’organisation de l’enregistrement et du téléchargement des capsules vidéo pour chaque module ;
· Être responsable du site Sharepoint du département.
2/ Gestion des relations avec les étudiants pour ces formations
· Recevoir les étudiants, leur apporter des informations sur les modules de formation, relever leurs questions (absences, notes) et récupérer leurs documents administratifs et justificatifs ;
· Assurer la distribution des attestations de TOEFL/TOEIC aux étudiants concernés, ainsi que les services de scolarités concernés ;
· Traiter les mails des étudiants et, si besoin, les transmettre au bon destinataire.
3/ Gestion des relations avec les professeurs vacataires
· Assurer l’interface avec les intervenants pour les questions administratives et logistiques : traitements des demandes par mail, par téléphone et en face-à-face ;
· Suivre les plannings, gérer les imprévus (suivi des absences, présences, retards des intervenants, salles ou équipements défaillants, etc.) ;
· Préparer les pré-rentrées avec le responsable du département et les coordinateurs pédagogiques ;
· Contacter semestriellement les intervenants pour confirmation des modalités d’évaluation ;
· Contacter semestriellement les intervenants pour confirmer leurs disponibilités pour l’année suivante ;
· Assurer le relai d’information auprès des intervenants sur les questions logistiques.
4/ Assistanat de Direction
· Assister le responsable du département avec des tâches administratives et organisationnelles ;
· Gérer le matériel et les fournitures : inventaire, commandes, réception, rangement ;
· Saisir toutes les commandes et factures du département dans le système Cegid ;
· Aider à l’organisation logistique des soutenances et évènements culturels du département ;
· Rédiger le compte-rendu lors des réunions du département, des réunions intra-départementales, ainsi qu’à la demande du responsable du département ;
· Secrétariat classique du responsable du département.
VOTRE PROFIL :
Fort·e d’une première expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur, vous êtes reconnu.e pour votre sens de l’organisation, votre capacité d’anticipation, de planification et d’arbitrage. Votre capacité à conserver rigueur et maîtrise des évènements dans des situations d’urgence et de changements, ainsi que vos excellentes capacités de communication écrite et orale sont de véritables atouts pour ce poste.
Vous êtes proactif.ve, force de proposition et maîtrisez impérativement le Pack Office, en particulier Excel.
Enfin, la maîtrise de l’anglais (niveau C1) est un prérequis pour ce poste.
VOTRE CANDIDATURE :
Vous souhaitez rejoindre une structure attachée à la mixité et à la diversité, bénéficiant d'une dynamique entrepreneuriale reconnue, valorisant le collaboratif, l'initiative et la performance ? Cette opportunité est la vôtre !
Ce poste en CDI à temps plein, basé à Paris la Défense, est à pourvoir dès que possible.
