Assistant administratif de recherche H/F

A PROPOS DE NOUS :

Le Pôle Léonard de Vinci est composé de trois établissements d’enseignement supérieur délivrant des diplômes reconnus qui couvrent des champs disciplinaires complémentaires, notamment dans le secteur du numérique : une école de management, l’EMLV ; une école d’ingénieurs, l’ESILV, et une école du digital, l’IIM. Avec son activité de formation continue (ILV), il compte 8600 étudiants et apprenants, + 12000 diplômés et 350 collaborateurs. Créées en 1995, les écoles sont rassemblées sur 2 campus situés à Paris-La Défense et 1 campus à Nantes.

L’ADN du Pôle est porté par des valeurs communes que sont l’hybridation, la professionnalisation, l’internationalisation, le sport et la culture d’entreprise. L’hybridation est le résultat de la transversalité qui existe entre les écoles : cours & projets en commun, développement progressif et intensif des Soft skills, incubateur, FabLab, centre d’innovation (DVIC), vie associative, activités sportives et double-diplômes. Ingénieurs, managers, designers et développeurs apprennent à vivre et à travailler ensemble au-delà des frontières de leur propre cursus.

VOS MISSIONS :

De Vinci Research Center a pour objectif de développer une recherche de qualité, reconnue dans les communautés académiques nationales et internationales, de développer une recherche partenariale reconnue par la communauté économique et industrielle, de diffuser une culture de la recherche dans les formations de l’ESILV et l’EMLV, de favoriser les synergies entre les spécialisations des écoles et l’expertise du DVRC et de promouvoir l’interdisciplinarité entre les sciences de l’ingénieur et les sciences de gestion. La recherche, axée sur l’innovation et le numérique, se structure au sein de quatre groupes de recherche et d’une cellule de recherche partenariale.

En tant qu’Assistant.e administratif.ve au sein du DVRC et rattaché.e aux Directeur·rice·s de la recherche de l’ESILV et l’EMLV, vous assurez les missions suivantes :

1/ Gestion administrative

• Rédaction et maintenance des procédures administratives concernant l’activité du DVRC
• Vérification et transmission des ordres de missions et des notes de frais, suivi des déplacements des enseignants chercheurs en France et à l’international
• Planification des réunions, organisation, compte rendu des réunions recherche
• Instruction des dossiers concernant les « visiting professors » et les Enseignants Chercheurs « out going », en partenariat avec la Direction des relations internationales, et suivi des dépenses et du budget
• Gestion des fichiers de suivi des chercheurs

2/ Gestion des publications

• Collecte des informations liées aux nouvelles contributions intellectuelles (publications dans les revues, communications, chapitres d’ouvrage, brevets, etc.) ainsi que de leur support
• Mise à jour régulière de la base de données recherche DVRC et contrôle de la fiabilité des informations
• Emission des lettres pour les primes de publication
• Participer à l’élaboration du rapport d’activité annuel : liste à jour des publications et des Enseignants Chercheurs, vérification des données, mise en forme

3/ Gestion des projets financés

• Suivi mensuel des projets sur l’état d’avancement et les livrables
• Suivi des dépenses concernant les projets en cours et vérification avec la Direction financière
• Organisation des événements des projets

4/ Suivi budgétaire

• Suivi des dépenses du DVRC
• Gestion administrative des contrats de recherche
• Révision annuelle du budget par rapport aux dépenses prévues
• Etablissement du budget prévisionnel

5/ Participations aux enquêtes, accréditations, dossiers d’évaluation

6/ Communication

• Création et diffusion interne de supports d’information concernant l’activité du DVRC, en lien avec la Direction marketing et communication
• Organisation des événements de visibilité scientifique (réservation de salles, de prestataires, etc.)
• Vérification mensuelle de la mise à jour des publications sur le site web du DVRC

VOTRE PROFIL :

Fort.e d’une première expérience réussie en Assistanat dans le domaine de l’enseignement supérieur ou de la recherche, vous êtes reconnu.e pour votre capacité à organiser votre activité dans un cadre de gestion complexe et avec de multiples interlocuteurs.

Vous êtes réactif.ve, pragmatique et avez un sens de l’écoute développé. Vos excellentes capacités de communication écrite et orale, votre maîtrise du Pack Office (principalement Excel et Word) et des outils de communication Zoom et Teams, ainsi que votre sens de l’organisation vous permettent de mener à bien vos missions.

Votre anglais est nécessairement courant (niveau C1) et vous permet d’échanger avec nos Enseignant.e.s internationaux.

VOTRE CANDIDATURE :

Vous souhaitez rejoindre une structure attachée à la mixité et à la diversité, bénéficiant d'une dynamique entrepreneuriale reconnue, valorisant le collaboratif, l'initiative et la performance ? Cette opportunité est la vôtre !

Ce poste en CDI à temps plein, basé à Paris la Défense, est à pourvoir dès que possible.

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